MEDYA VE ÇOCUK HAKLARI DERNEĞİ
FİNANSAL ŞEFFAFLIK VE KAYNAK YÖNETİMİ POLİTİKASI
1. AMAÇ VE KAPSAM
Bu politika belgesi, Medya ve Çocuk Hakları Derneği’nin (MEÇHAD) finansal süreçlerinde şeffaflık, hesap verebilirlik ve etik sorumluluk ilkelerine dayanan bir yönetim anlayışını kurumsallaştırmak amacıyla hazırlanmıştır. Derneğin mali kaynaklarının toplanması, yönetimi, kullanımı ve raporlanması süreçlerinde açık, izlenebilir ve denetlenebilir bir yapı oluşturmayı hedefler. Bu belge, dernek bünyesinde çalışan tüm personeli, gönüllüleri, danışmanları ve dış paydaşlarla yapılan mali ilişkileri kapsar.
2. TEMEL İLKELER
MEÇHAD, mali kaynakların insan haklarına, çocuk haklarına ve etik değerlere uygun biçimde kullanılmasını taahhüt eder. Tüm finansal işlemler yasal mevzuata uygun olarak yürütülür. Kaynakların kullanımı planlı, belgeli ve izlenebilir şekilde gerçekleştirilir. Mali kaynaklara erişim, yönetim ve harcama süreçleri dahil olmak üzere tüm aşamalar şeffaflık ilkesiyle düzenlenir. Tüm çalışanlar ve gönüllüler, finansal şeffaflığı korumakla yükümlüdür.
3. KAYNAK YÖNETİMİ
MEÇHAD, mali kaynaklarını bağışlar, hibeler, proje destekleri, aidatlar ve yasal gelir kalemleri aracılığıyla elde eder. Tüm gelir kalemleri, ayrı kayıt sistemlerinde belgelenir ve düzenli olarak muhasebe kayıtlarına işlenir. Dernek, yalnızca yasal, etik ve çocuk hakları ilkelerine uygun gelir kaynaklarını kabul eder. Şeffaflık gereği, fon sağlayıcı kurumlar ve alınan destekler kamuoyuyla paylaşılır.
Dernek, amaç dışı gelir kabul etmez ve hiçbir siyasi parti, dini yapı veya çıkar grubu adına ya da hesabına hareket etmez. Kaynak kabulünde, çocukların yararına olmayan, ayrımcı, şiddet içeren veya sömürüye dayalı faaliyetlerle ilişkili kişi ve kurumlarla iş birliği yapılmaz.
4. HARCAMA POLİTİKASI
MEÇHAD’ın tüm harcamaları, stratejik planları ve yıllık bütçesi doğrultusunda, planlı ve onaylı biçimde yapılır. Her harcama, belgeye dayalı olmalı ve amacı net olarak belirtilmelidir. Harcamalar, çocuk koruma ilkesine uygun biçimde ve önceliklendirme esasına göre gerçekleştirilir.
Dernek bünyesinde, fatura, makbuz, ödeme dekontu gibi mali belgeler zorunlu tutulur. Harcamaların yetkilendirme prosedürleri yazılı olarak tanımlanmıştır ve hiçbir kişi, kendi harcamasını tek başına onaylayamaz. Tüm harcamalar, ilgili koordinatörler ve mali işler birimi tarafından çift kontrol ilkesine göre değerlendirilir.
5. BÜTÇE VE MALİ PLANLAMA
Dernek her yıl için yıllık bütçesini hazırlar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. Bütçe, derneğin amaçları, projeleri ve sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda oluşturulur. Her harcama kalemi için kaynak planlaması yapılır. Bütçenin hazırlanması sürecinde ihtiyaç analizi ve önceki yılın harcamaları dikkate alınır. Onaylanan bütçe, tüm ekiplerle paylaşılır ve gerektiğinde yıl içinde güncellenebilir
6. MUHASEBE KAYITLARI VE BELGE YÖNETİMİ
MEÇHAD, muhasebe sistemini 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili yönetmeliklere uygun biçimde tutar. Gelir ve gider belgeleri, kronolojik olarak arşivlenir ve denetime açık halde saklanır. Elektronik belge yönetim sistemi kullanılır ve belgelerin güvenliği, erişilebilirliği ve doğruluğu garanti altına alınır. Mali belgeler en az 5 yıl süreyle saklanır.
7. RAPORLAMA VE HESAP VEREBİLİRLİK
Tüm mali işlemler, yıllık faaliyet raporları ve mali tablolar aracılığıyla kamuoyuyla ve ilgili denetim mercileriyle paylaşılır. MEÇHAD, yılda en az bir kez mali rapor hazırlar ve bunu hem Yönetim Kurulu’na hem de genel kurul üyelerine sunar. Destek alınan fonların nasıl harcandığına dair proje bazlı mali raporlar hazırlanır ve bağışçılarla paylaşılır.
Dernek, şeffaflık gereği, belirli bir miktarın üzerindeki tüm bağış ve harcamaları web sitesinde kamuoyuna açıklar. Ayrıca fonların kullanımı konusunda talepler geldiğinde, ilgili taraflara yazılı yanıt verme yükümlülüğü taşır.
8. DENETİM VE İZLEME
MEÇHAD’ın mali faaliyetleri iç denetim ve bağımsız dış denetim mekanizmaları ile düzenli olarak izlenir. İç denetim, dernek denetim kurulu tarafından yürütülürken; dış denetim, bağımsız mali müşavir ya da yetkili denetim firmaları aracılığıyla gerçekleştirilir. Tespit edilen eksiklik ve riskler raporlanarak gerekli düzeltici adımlar atılır. Denetim süreçlerinin sonuçları, Yönetim Kurulu tarafından değerlendirildikten sonra tüm paydaşlara duyurulur.
9. YOLSUZLUK, USULSÜZLÜK VE ÇIKAR ÇATIŞMASI İLE MÜCADELE
MEÇHAD, yolsuzluk, usulsüzlük, zimmet, rüşvet, çıkar çatışması ve mali şeffaflığa zarar verebilecek her türlü davranışa karşı sıfır tolerans politikası uygular. Çalışanlar ve gönüllüler, görevleri sırasında mali sorumluluklarını kötüye kullanamaz. Bu tür durumlara tanık olan herkes, şikâyet ve bildirim mekanizmalarını kullanmakla yükümlüdür. Tespit edilen ihlaller hakkında disiplin süreci başlatılır ve gerekli durumlarda adli mercilere başvurulur.
10. YÜRÜRLÜK VE BAĞLAYICILIK
Bu belge 25.04.2025 tarihli MEÇHAD Yönetim Kurulu toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Dernek bünyesindeki tüm çalışanlar, gönüllüler, danışmanlar ve mali süreçlere dâhil olan tüm taraflar bu belgeye uymakla yükümlüdür. Politikanın ihlali durumunda ilgili kişiler hakkında disiplin ve hukuki süreçler devreye sokulur.
Bu belgenin onaylanmış resmi formatına buradan ulaşabilirsiniz.